Nu de landelijke lockdown het einde van de eerste week nadert, hebben organisaties door heel het land de manier waarop zij met hun werknemers communiceren moeten herzien. Het persoonlijke contact met het personeel is weggevallen en tegelijkertijd is het van cruciaal belang dat er een systeem is waardoor werknemers kunnen vertrouwen op de juiste informatie, betrokken blijven bij hun bedrijf en voorbereid zijn om het werk weer op te pakken.

‘In het kader van het binden van personeel is het belangrijk dat bedrijven juist in deze tijden laten zien hoeveel moeite ze doen om hun mensen op de eerste plaats te zetten. Ons advies is dan ook dat bedrijven de door de regering opgelegde maatregelen volgen. Hoewel organisaties geen zekerheden hebben over de toekomst van het bedrijf, kunnen zij op zijn minst streven naar een open en transparante communicatie, zodat alle werknemers op de hoogte zijn.’

Kappers zegt dat het hebben van een effectieve interne communicatiestrategie vooral belangrijk is om ervoor te zorgen dat werknemers met beperkte toegang tot ‘traditionele’ vormen van kantoorcommunicatie zoals e-mail ook geïnformeerd blijven. ‘We worden om onze oren geslagen met desinformatie. Daarom is het essentieel dat werknemers kunnen beschikken over één informatiebron waarin informatie wordt gedeeld die afkomstig is van betrouwbare bronnen zoals de WHO. Als ervoor wordt gezorgd dat alle werknemers toegang hebben tot correcte informatie, vergroot dat het vertrouwen, vermindert het de angst en kan het personeel indien nodig weloverwogen beslissingen nemen.’

Voor werknemers die thuiswerken is het van belang dat er duidelijke richtlijnen worden gecommuniceerd, zodat ze weten wat er tijdens de lockdown van hen wordt verwacht. ‘Waar nodig moeten er zaken als digitale mobiele toegang worden geregeld en kan het soms ook nuttig zijn om regelmatig via videoverbindingen teamupdates te delen, zodat de teams gemotiveerd en betrokken blijven. Werkgevers kunnen ook profiteren van het delen van best practices van het thuiswerken. Bijvoorbeeld het belang van een gestructureerde dagindeling, het beperken van afleiding en het vinden van manieren om zo effectief mogelijk te werken,’ aldus Kappers.

Volgens hem zullen ook de essentiële bedrijven baat hebben bij betere communicatiestrategieën tijdens de lockdown. ‘Werknemers in cruciale beroepen zetten iedere dag opnieuw hun leven – en dat van hun gezinsleden – op het spel, omdat ze nauw contact hebben met veel mensen. Werkgevers moeten blijven doorgaan met het delen van adviezen over hygiëne en afstandhouden.’

Tijdens de lockdown zijn zaken als transport en functies misschien ook onduidelijk. ‘Het is verstandig dat werkgevers regelmatig communiceren met hun personeel, zodat die hun taak zo goed mogelijk kunnen uitvoeren,’ voegt hij eraan toe.

Tot slot merkt Kappers op dat een gedegen communicatieplan tijdens een crisis onmisbaar is ter voorkoming van onnodige paniek en het kan op de lange termijn bijdragen aan een grotere betrokkenheid van het personeel. ‘Zelfs in deze tijden, waarin bedrijven compleet stilliggen, is het van levensbelang dat de communicatielijnen tussen werkgevers en hun personeel openblijven.’