Een app voor werknemers die iedereen bereikt – ongeacht waar ze werken of welk mobiel apparaat ze gebruiken – heeft de potentie om het dagelijks leven van frontlijnpersoneel niet alleen te verbeteren, maar zelfs te transformeren. Dit geldt vooral in tijden van crisis, zoals de coronacrisis waar we nu middenin zitten. Maar hoe lanceert u tijdens de lockdown nu een nieuw werknemersplatform?

Wanneer u duizenden werknemers in dienst hebt die geografisch verspreid aan het werk zijn, verschillende talen spreken en uit verschillende culturen komen, dan is het geen makkelijke opgave om een digitaal werknemersplatform te lanceren. Onder normale omstandigheden zouden we u on-site implementaties aanbevelen om de gebruikersadoptie en -acceptatie te stimuleren. Tijdens de lockdown kan het nog altijd succesvol verlopen; het proces ziet er alleen een beetje anders uit.

Lancering tijdens de lockdown

Afdelingshoofden spelen een cruciale rol, aangezien zij een gerespecteerde en betrouwbare bron van informatie zijn voor hun teams. Tijdens de lockdown moeten afdelingshoofden de boodschap, informatie, instructies en downloadlink delen met hun teamleden, zodat er binnen de organisatie een sneeuwbaleffect gaat ontstaan. Maak van het registreren een wedstrijd en organiseer een giveaway met prijzen zoals beltegoed en shoptegoed. Maak de winnaars bekend op het platform en bespoedig een verdere verspreiding via mond-tot-mondreclame. Verras en verblijd werknemers met beloningen als ze de app gebruiken, zoals bijvoorbeeld voor het invullen van een formulier, het bijwerken van contactgegevens, het bekijken van content en het deelnemen aan de social feed. Maak gifjes die werknemers massaal kunnen delen via bestaande platforms en WhatsApp-groepen. Verstuur e-mails en digitaal materiaal naar kantoorpersoneel en zorg voor gedrukt materiaal dat opgehangen kan worden op locaties als werknemers weer aan de slag gaan.

Wat er op de dag van de lancering gebeurt, is slechts een klein onderdeel dat van invloed is op het algehele succes van de lancering van het platform. We hebben inmiddels voor meer dan 600.00 werknemers van onze klanten de registratie mogen afronden en we hebben onze ervaringen gebundeld in deze handige hoe-moet-het-gids. Het proces start al aan het begin van de reis en volgt de onderstaande stappen.

Verkennen

Nog voordat de datum van lancering ook maar een asterisk in de agenda is begint u met verkenningssessies om de businesscase te inventariseren en te begrijpen. Hierbij draait het allemaal om vragen als:

  • Hoe willen we dat onze werknemers het platform gaan gebruiken?
  • Waarom zouden ze zich aanmelden? Wat zijn de voordelen voor de werknemers?
  • Wie zijn de stakeholders binnen het management, hr, corporate affairs en communicatie?
  • Hoe zullen de werknemers reageren op de technologie?
  • Hebben we al veranderprocessen doorgemaakt waar we wat van kunnen leren?
  • Wanneer is de lancering succesvol?

Instemming bereiken

Wanneer de scope duidelijk is kunt u een datum voor de lancering bepalen en vanaf dat moment gaan terugplannen. Kijk of er andere zaken gepland staan binnen de organisatie om een negatief effect te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een inkrimping van het personeelsbestand of salarisonderhandelingen. Instemming krijgen van het management en leidinggevenden is een cruciale stap in het proces. Begin met diegenen in de waardeketen die het meest te maken krijgen met het succes van uw platform voor werknemerscommunicatie. Overtuig ze met virtuele informatiesessies en laat zien dat ze er profijt van zullen hebben. Als het management eenmaal aan boord is, is de kans groter dat zij prioriteit zullen geven aan het uitdragen van de juiste boodschap naar de rest van de organisatie. Betrek, indien van toepassing, de vakbonden bij het proces en zorg ervoor dat zij begrijpen hoe belangrijk het is dat werknemers zich aanmelden en welke voordelen het platform gaat bieden.

Voorbereiding en campagnevoeren

Weten wat er speelt onder de werknemers en inzicht hebben in de opleidingen die nodig zijn om het personeel voor te bereiden op de invoering van een nieuwe, digitale communicatieoplossing is doorslaggevend voor het succes. Maak presentaties en flyers die vooruitlopend op de lancering kunnen worden gedeeld. Benadruk welke voordelen er zijn voor de werknemers en wat de organisatie ermee voor ogen heeft en hoe dat op iedereen van invloed is. De meest succesvolle lanceringsdagen danken dit succes aan duidelijke drip-feed-campagnes in de aanloop naar de grote dag. Met deze aanpak zijn werknemers al overtuigd van de voordelen en zullen ze eerder en zonder twijfel overgaan tot registratie. Houd de berichtgeving duidelijk en consistent, benadruk de voordelen voor werknemers (bijvoorbeeld door te laten zien hoeveel sneller hr-processen kunnen worden doorlopen).

Ondersteuning

Zorg ervoor dat er al een supportteam klaarzit en dat zij makkelijk te bereiken zijn voor werknemers die vragen hebben over het aanmelden, de verbinding of met andere vragen komen. Het is ook een goed idee om voorafgaand aan de lancering een eenvoudig en snel escalatieproces op te zetten om een soepele uitvoering te waarborgen en het management inzicht te geven.